Perintäkirje usein vihastuttaa mutta se voi myös ihastuttaa. Perintä voi tuntua vastaanottajalleen häpeäpaaluun joutumiselta, mutta näin ei tarvitse olla. Perintä voi olla yhteistyötä, auttamista ja taloudellisen vakauden tukemista. Perintäkirje voi olla hyvän asiakaspalvelun työkalu. Perintätilanteen ei tarvitse olla katastrofi vaan inhimillinen kohtaaminen. Perintäkirje voi toimia siinä työkaluna.
Jos arvostat asiakassuhteitasi, miksi et tekisi perinnästä sellaista, että se saa vastaanottajan hyvälle tuulelle ollen kuitenkin napakkaa ja uskottavaa? Perintä ja perintäkirjeet voivat olla asiakaspalvelun väline. Haastavaa, mutta ei niin vaikeaa kuin ehkä luulet!
Perintäkirje voisi alkaa vaikka näin:
”Hyvä asiakkaamme! Toivottavasti tämä perintäkirje on aiheeton ja olet jo ehtinyt maksaa laskun. Mikäli näin ei kuitenkaan ole, haluamme auttaa yritystäsi huolehtimaan vastuullisesta taloudenpidosta.”
Perintäkirje voi ilahduttaa tai vihastuttaa. Sitä voisi hyvin käyttää asiakaskokemuksen vaalimisen välineenä, mutta usein kirjeen saaja kokee sen syyllistävänä, ja se tulee aina väärään aikaan. Perintäkirje menee ihon alle.
Jos perivällä yrityksellä on lisäksi vaikeasti saavutettava asiakaspalvelu, epämääräisesti ilmaistut aikataulut sekä huono näkymä seuraaviin askeleisiin, koko asioinnin polku on pielessä. Sitä eivät korjaa ale-koodit tai räväkät uutiskirjeet.
Visman tekemän Saatavienhallinta 2022 -tutkimuksen mukaan 92 prosenttia vastanneista yrityksistä on joskus lähettänyt maksumuistutuksia. Saataviaan on joskus päätynyt perimään 64 prosenttia yrityksistä. Kyse on yleisestä ja normaalista osasta liiketoimintaa.
Yrittäjien arjessa on vaiheita, joissa tapahtuu odottamattomia käänteitä, viesti ei kulje tai muisti vain falskaa. Se on elämää! Usein perintä tuntuu kuitenkin epäonnistumiselta ja häpeäpaaluun joutumiselta. Tämä ajattelu pitää kääntää toiseen suuntaan.
Koko toimintaketjun automatisointi asiantuntevalle toimijalle vähentää niin perivän kuin perittävänkin paineita. Ennen automatisoinnin aloittamista yrityksen täytyy perata läpi omat toimintatapansa ja tarkastella kriittisesti omia laskutus-, muistutus- ja perintäprosessejaan. Sen jälkeen yritys voi päättää, automatisoiko se jonkin osan vai koko prosessin. Automaatio ei yksin ratkaise laskutukseen ja maksamiseen liittyvän asiakaspalvelun haasteita, mutta on siihen hyvä tuki.
Automatisointi ei tarkoita sitä, että robotti sylkee laskuja asiakkaille parin päivän viivästymisestä, vaan sen voi valjastaa hoitamaan mekaanisen osuuden työstä. Taloushallinnon ohjelmistoon integroitu palvelu suorittaa maksuvalvontaa itsenäisesti, lähettää maksumuistutuksia ja tekee tarvittaessa myös perintätoimenpiteitä.
Automaatio tuo ennakoitavuutta, selkeyttä ja sitä kautta mielenrauhaa laskuttavalle yritykselle, mutta mikä tärkeintä, myös vastaanottajalle. Laskut eivät enää tule ryppäinä ja milloin sattuu. Lopputuloksena ihmiset voivat keskittyä asiakkaiden inhimilliseen kohtaamiseen ja auttamiseen. Automaation ja asiakaspalvelun liitto toimii!
Oikein käytettynä automaatio antaa mahdollisuuden aitoon tiedolla johtamiseen ja avaimet yrityksen toiminnan pitkäjänteiseen suunnitteluun.
Silti moni pelkää, että automaatio huonontaa asiakaskokemusta. Tämä on kaukana todellisuudesta. Automaation parantavan voiman on kokenut 35 prosenttia Saatavienhallinta 2022 -tutkimukseen vastanneista. Syy voi olla siinä, että automaatiolla asioinnin polku selkeytyy poukkoilun sijaan. Saataviaan perivän yrityksen käytös ja toiminta maksajaa kohtaan on johdonmukaisempaa.
Eivätkä hyödyt lopu siihen, sillä 84 prosenttia tutkimukseen vastanneista koki automaation vaikuttaneen manuaalisen työn vähenemiseen erittäin paljon tai jossain määrin. Vastaajista 44 prosenttia koki tämän suurimmaksi hyödyksi. Lisäksi peräti 81 prosenttia arvioi automatisoinnin johtaneen ainakin jossain määrin selkeämpiin prosesseihin sekä parempaan raportointiin ja tilannekuvaan. Luottotappioiden vähenemiseen automatisointi vaikutti erittäin paljon tai jossain määrin 60 prosentin mielestä. Ei ollenkaan mitättömiä lukemia!
Automaatio vaatii rinnalleen viestintää. Syytöksen ja kovistelun sijaan asiakas voi nähdä perinnän keinona estää häntä menettämästä luottotietojaan tai mainettaan omien asiakkaidensa silmissä. Näin perinnän voi nähdä osana yrityksen vastuullista taloudenpitoa ja tyytyväisempiä asiakassuhteita.
Yhteiskuntavastuun näkökulmasta on vastuullista periä ja maksaa laskut sekä huolehtia siitä, että raha kiertää niin kuin on yhteisesti sovittu.
Perintä voi olla yhteistyötä, auttamista ja taloudellisen vakauden tukemista. Yritysten maksukyvyn säilyttäminen ja luottokelpoisuuden tukeminen hyödyttää yrityksen lisäksi asiakkaita ja yhteiskuntaa. Perintä ei ole koskaan tavoite, vaan viimeinen keino. Sen välttämistä tukee johdonmukainen ja selkeä saatavienhallinta.
Jos kuitenkin tilanne etenee perintään, tilanteen ei tarvitse olla katastrofi vaan inhimillinen kohtaaminen. Perintäkirje voi toimia siinä työkaluna.
Tarjoamalla asiakaslähtöisiä palveluita saatavan koko elinkaaren ajalle, voit nopeuttaa yrityksesi kassavirtaa, parantaa velallisen asiakaskokemusta sekä vapauttaa tärkeitä resursseja omaan ydinliiketoimintaasi.
Tutustu automaation vaihtoehtoihin ja kehitä saatavienhallintaa hyvillä mielin!
Vismalta voit hankkia taloushallinnon ohjelmistoihin integroitavan saatavienhallinnan palvelun. Reskontravahti sopii mainiosti kumppaniksi Netvisoriin tai muihin nykyaikaisiin taloushallinnon järjestelmiin. Lue lisää täältä tai varaa aika asiantuntijoiltamme.