Saatavienhallinta ja perintä ovat tilitoimistoille usein vaikeita aiheita ottaa puheeksi asiakkaan kanssa. Tässä blogissa kerromme, miten viestiä näistä haastavista aiheista asiantuntevasti, avoimesti ja asiakasluottamusta rakentaen. Opit hyödyntämään dataa keskustelun tukena ja kääntämään haastavat talousaiheet lisäarvoksi asiakkaallesi.
Saatavienhallinta ei ole helpoin aihe ottaa puheeksi asiakkaan kanssa – eikä varsinkaan tunteita herättävä perintä. Se on kuitenkin kriittinen osa liiketoimintaa, ja sen merkitys korostuu erityisesti epävakaina aikoina.
Tällaisissa tilanteissa tilitoimiston todellinen arvo mitataan. Mutta miten omalla asiakkaalle kannattaa viestiä vaikeasta aiheesta?
Tukeudu tutkittuun dataan
Numeeristen faktojen esittäminen on neutraali tapa keskustella vaikeasta aiheesta. Sen tarkoituksena ei ole hyökätä, vaan osoittaa tutkittua tietoa rakentavasti ja tarjota vaihtoehtoja toiminnalle.
Esimerkiksi yleinen harhaluulo on, että ulkoistettu perintä vahingoittaa asiakassuhteita. Tutkitusti asia on kuitenkin päinvastoin: Saatavienhallinnan tutkimuksemme mukaan 35 prosenttia vastaajista koki automaation parantaneen asiakaskokemusta.
Lisäksi liiketoiminnan ohjelmistoihin integroidut järjestelmät tarjoavat ajantasaista tietoa. Tilitoimisto voi nähdä omasta käyttöliittymästään maksuviiveiden lyhentymisen tai ennen eräpäivää maksetut suoritukset. Ennakointi ja ripeä toiminta tekee asioiden hoitamisesta helpompaa kuin odottelu.
Tätä väitettä tukee myös data. Tutkimuksemme mukaan 58 % automaatiota hyödyntävistä yrityksistä kertoi saatavien kierron nopeutuneen.
Valitse oikeat sanat: Mitä viestitään ja miten?
Viestinnässä on hyvä muistaa, että yhtä oleellista kuin mitä viestitään, on se, miten viestitään. Vaikeiden tilanteiden taustalla voi olla tilitoimistojen asiakkaiden puutteellinen osaaminen ja ymmärrys. Teknologinen kehitys harppoo vauhdilla eteenpäin tuoden uusia digitaalisia työkaluja ja automatisoituja ratkaisuja.
Tästä kannattaa keskustella avoimesti. Toistuvat ja rutiininomaiset työtehtävät vähenevät samoin kuin inhimilliset virheet. Vastineeksi tilitoimistolle vapautuu enemmän aikaa asiakkaiden entistä ketterämpään palvelemiseen. Tulevaisuudessa tilitoimisto on se, joka pysyy perillä talouden muutoksista ja osaa tuoda ajatuksia sekä ehdotuksia parannuksista asiakkaan toiminnan kehittämiseksi.
Toisaalta tilitoimiston on ymmärrettävä asiakkaan liiketoimintaa. Kaikkien yritysten ollessa erilaisia ja asiakassuhteiden herkkyyden vuoksi automaation käyttöönotto saatavienhallinnassa ei ole suoraviivaista. Vastuullisesti hoidettu perintä vaikuttaa tilitoimiston maineeseen ja sen asiakkaiden tyytyväisyyteen. Lisäksi asiakkaat arvostavat tehokasta saatavien kotiuttamista.
Vahvista luottamusta ja asiakassuhdetta
Vaikka vaikeat keskustelut kuuluvat liiketoimintaan, ajoissa ja yhdessä löydetyt ratkaisut lujittavat asiakassuhdetta. Seuraavan hankalan tilanteen sattuessa on helpompi ennakoida, ottaa se puheeksi ja ratkaista se ajoissa.
Näin onnistut asiakasviestinnässä:
- Tukeudu dataan ja digitaalisten työkalujen antamiin lukuihin
- Viesti asiakkaalle avoimesti, asiallisesti ja ymmärrettävästi
- Ole asiantunteva luottokumppani, joka ei syyttele vaan ratkaisee
Me Amililla haluamme tukea tilitoimistoja näissä keskusteluissa. Olemme koonneet avuksesi Saatavienhallinnan tietopankin, josta löydät vastaukset yleisimpiin perintään ja maksumuistutuksiin liittyviin kysymyksiin.
Lue myös nämä tilitoimistosisällöt:
-
Tilitoimisto, asiakkaillesi ei riitä rutiinisuoritus – mistä kilpailuetua?
-
Kirjanpitäjä – siirry sähköisestä taloushallinnosta automatisoituun taloushallintoon