Amili tietosuoja­seloste

Mitä henkilötietoja Amili käsittelee?

Käsiteltävien tietojen laajuus riippuu asian luonteesta ja siitä, mitä asiaan liittyviä tietoja meille on toimitettu. Alla lisätietoja mahdollisesti käsiteltävistä tiedoista:

Perinnän toimeksiantaja-asiakkaan ja tämän edustajan tiedot

• Yksilöinti ja tuntemistiedot, kuten nimi, henkilötunnus ja kansalaisuus
• Yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero, sähköposti
• Muut tiedot, kuten kielitiedot ja tiedot pankkiyhteyksistä
• Roolit yritystoiminnassa, kuten titteli tai koulutustausta
• Puhelutallenteet ja muut asiointitilanteita koskevat tiedot
• Käyttäjätunnukset

Perinnän loppuasiakkaan ja tämän edustajan tiedot

• Yksilöintitiedot, kuten y-tunnus, nimi, ikä, henkilötunnus tai auton rekisterinumero
• Yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero, sähköposti
• Muut tiedot, kuten kielitiedot ja tiedot edunvalvonnasta
• Roolit yritystoiminnassa ja koulutus, kuten titteli
• Tiedot maksukyvystä, kuten luottotiedot ja tieto ulosoton tilanteesta
• Velkaa ja suorituksia koskevat tiedot
• Tiedot pankkiyhteyksistä, kun tarvitsemme tietoja ns. epäselvän tai liikasuorituksen käsittelyyn
• Puhelutallenteet ja muut asiointitilanteita koskevat tiedot
• Tieto perinnän vaiheesta ja perinnässä suoritetuista toimenpiteistä
• Terveystiedot, mikäli henkilö itse luovuttaa terveystietoja asioidessaan ja tiedot on perinnän kannalta oleellisia
  
  

Rahanpesulain noudattamiseksi kerättävät tiedot

Rahanpesun estämistä koskeva lainsäädäntö edellyttää, että perintäyhtiöiden on hankittava mm. seuraavat tiedot toimeksiantaja-asiakkaista:

• Asiakkaan edustajan nimi, syntymäaika ja henkilötunnus.
• Oikeushenkilön hallituksen tai vastaavan päättävän elimen täydelliset nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet.
• Oikeushenkilön tosiasiallisten edunsaajien nimi, syntymäaika, suomalainen henkilötunnus ja tarvittaessa kansalaisuus.
• Lisäksi perintäyhtiön on kerättävä tietoja asiakkaan henkilöllisyyden todentamiseen käytetyn asiakirjan, kuten passin, nimestä, numerosta ja muista tunnistetiedoista.
• Rahanpesulainsäädännön mukaan on myös tärkeää saada tietoa asiakkaan käyttämästä pankki- tai maksutilistä sekä asiakkaan taloudellisesta asemasta.
• Tämän lisäksi on kerättävä tietoja myös velallisesta, jotta on mahdollista varmistua tämän riittävästä tuntemisesta.

Laskutuspalvelun loppuasiakkaan ja tämän edustajan tiedot

• Yksilöintitiedot, y-tunnus, nimi, ikä, henkilötunnus tai auton rekisterinumero
• Yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero, sähköposti
• Tieto laskutuksen vaiheesta ja maksusuorituksista
• Tiedot pankkiyhteyksistä, kun tietoja tarvitaan liika- ja epäselvien suoristusten käsittelyssä.
• Puhelutallenteet ja muut asiointitilanteita koskevat tiedot

Toimittajat ja toimittajien edustajat (Toimittajasuhteen hallinta)

• Yksilöinti- ja tuntemistiedot
• Yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero, sähköposti
• Roolit yritystoiminnassa ja koulutus, kuten titteli
• Yhteydenottoja koskevat tiedot

Markkinointi ja profilointi

• Yhteenkoottuja yksityiskohtaisia tietoja sinusta, kuten IP-osoite, kiinnostuksen kohteet (klikkaukset sivustolla jne.), käyttäjänimi ja laite.

Työnhakijan henkilötiedot

• Yksilöintitiedot
• Yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero, sähköposti
• Työhakemuksen sisältämät tiedot, kuten suositustiedot ja työhistoriatiedot
• Luottotiedot, kun henkilö on valittu
• Mahdollisen soveltuvuusarvioinnin perusteella saadut tiedot

Miten henkilötietoja kerätään?

Amili kerää henkilötiedot suoraan henkilöltä itseltään tai tämän edustajalta. Perintäpalvelua tuotettaessa tietoja kerätään toimeksiantajalta ja loppuasiakkaalta sekä näiden edustajilta. Lisäksi keräämme henkilötietoja yleisistä lähteistä, kuten väestötietojärjestelmästä ja luottotietorekisterinpitäjältä sekä viranomaisilta, kuten ulosottolaitokset tai tuomioistuimet. Mikäli toimeksiantaja ostaa palveluita Amilin kumppanilta, Amili saattaa kerätä tietoja myös kumppanilta.

Käytämme myös evästeitä ja muita seurantatekniikoita tuottaaksemme parhaan mahdollisen kokemuksen, kun käytät Amilin palveluita ja olet vuorovaikutuksessa kanssamme. Toimenpiteitä kutsutaan tällöin profiloinniksi. Amililla on myös mahdollisuus yhdistää nämä tiedot sellaisten tietojen kanssa, jotka meillä on asiakassuhteesta toimeksiantaja-asiakkaan kanssa. Katso lisätietoja evästekäytännöstämme.

Miksi käsittelemme henkilötietoja?

Tämä tietosuojaseloste soveltuu Amilin käsitellessä henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

Perintäpalvelu

• Perimme toimeksiantaja-asiakkaamme saatavia toimeksiantaja-asiakkaan toimeksiannosta. Käsittelyn tarkoituksena on erääntyneen saatavan perintä. Tietoja käsitellään perinnän hoitamiseksi sekä vapaaehtoisessa että oikeudellisessa perinnässä sekä muissa saataviin liittyvissä asioissa, kuten riita- ja maksukyvyttömyystilanteissa. Henkilötietoja tarvitaan myös neuvontaan ja oikeudellisten asiakirjojen laadintaan.

Laskutuspalvelun asiakaspalvelu

• Käsittelemme tietoja myös laskutuspalvelumme asiakaspalvelun tuottamiseen.

Tuki ja palveluiden kehittäminen

• Kehitämme ja parannamme tuotteidemme laatua, toiminnallisuutta ja käyttäjäkokemusta.
• Tutkimme ja ehkäisemme tietoturvauhkia ja väärinkäytöksiä sekä suoritamme ylläpitotoimia ja virheenkorjauksia

Markkinointi

• Profiloinnin tarkoituksena on tuottaa kustomoitua markkinointia, parantaa käyttökokemustasi palveluissamme ja verkkosivuillamme sekä tarjota palveluja, jotka vastaavat asiakkaidemme mieltymyksiä. Amilin palveluja käytetään pääsääntöisesti osana työn tekemiseen liittyviä toimintoja, eikä palvelujemme käytön ole tarkoitettu kertovan mitään yksityisestä elämästäsi. Arkaluonteisia henkilötietoja ei käsitellä.

Rekrytointi

• Henkilötietoja kerätään rekrytointiprosessin aikana potentiaalisten työntekijöiden kanssa yhteyden pitämiseksi. Lisäksi tietoja käsitellään kandidaattien haastattelemiseksi ja arvioimiseksi.

Millä perusteella käsittelemme tietoja?

Amilin käsittelyperuste riippuu käsittelyn tarkoituksesta. Henkilötietojasi käsitellään liiketoimintaan liittyvistä lähtökohdista emmekä usko, että toteuttamamme käsittely on ristiriidassa yksityisyydensuojasi ja vapauksiesi kanssa. Alla käsittelytoimikohtaisesti käsittelyn perusteet.

Perintäpalvelua tuotettaessa käsittely perustuu seuraaviin käsittelyperusteisiin:

• Amili käsittelee henkilötietoja toimeksiantaja-asiakkaan ja Amilin oikeutetun edun perusteella. Toimeksiantaja-asiakkaan oikeutettu etu liittyy oikeuteen periä sopimukseenne perustuvaa erääntynyttä maksua. Amilin oikeutettu etu liittyy yhtiömme oikeuteen harjoittaa toimilupamme mukaista perintäliiketoimintaa sekä tuottaa ja kehittää tähän liittyviä palveluita ja ylläpitää asiakassuhteita.
• Käsittely perintäpalvelussa voi perustua myös lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen, kuten rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen torjunta, kansainvälisten pakotteiden noudattaminen, viranomaistiedusteluihin vastaaminen ja yhtiön kirjanpitovelvoitteiden täyttäminen.
• Voimme käsitellä henkilötietoja myös antamasi suostumuksen perusteella. Suostumuksellasi voimme myös luovuttaa tietojasi kolmansille osapuolille. Ilman suostumustasi emme anna henkilötietoja sivullisille, ellei laki tähän velvoita.

Laskutuspalvelun asiakaspalvelua tuotettaessa käsittely perustuu toimeksiantaja-asiakkaan oikeuteen periä sopimukseen perustuvaa maksua. Käsittely voi perustua myös Amilin oikeutettuun etuun harjoittaa liiketoimintaa sekä tuottaa ja kehittää tähän liittyvää asiakaspalvelua.

Toimittajasuhteita hallittaessa käsittely perustuu toimittajasopimuksen täytäntöönpanoon ja toimittajasuhteeseen liittyvien oikeutettujen etujen toteuttamiseen, kuten viestintä ja toimittajatietojen ylläpitotarpeeseen.

Asiakkuuden hoito- ja markkinointitoimissa käsittely perustuu seuraaviin käsittelyperusteisiin:

• Palvelusopimuksen toimeenpano ja palvelukumppanuuksiin liittyvien oikeutettujen etujen toteuttaminen, kuten viestintä sekä yritysasiakkaille suunnattu palvelujen markkinointi ja suoramarkkinointi.
• Amili käsittelee henkilötietojasi suoramarkkinointitarkoituksiin oikeutetun edun perusteella. Amili käsittelee tällöin henkilötietojasi tarjotakseen ajankohtaista sisältöä sinulle sosiaalisen median alustoilla ja sähköpostilla, verkkosivuilla tai palvelussa perustuen perustuen selaushistoriaan verkkosivuilla.
• Amili käyttää sähköpostia markkinointiviestinnässä, mutta ainoastaan silloin, kun olet antanut suostumuksesi tähän kansallisen markkinointilainsäädännön mukaisesti ja siltä osin, kuin suostumusta edellytetään lainsäädännössä. Mikäli olet antanut suostumuksesi, sinulla on aina oikeus ja mahdollisuus peruuttaa suostumuksesi kuten alla kuvattu tai kun vastaanotat markkinointisähköpostina.

Rekrytointitoimissa käsittely perustuu työnhakijan antamaan suostumukseen.

Miten henkilötietoja jaetaan?

Emme luovuta tai myy henkilötietojasi kolmansille osapuolille ilman antamaasi suostumusta tai muuta lainmukaista perustetta. Voimme luovuttaa henkilötietojasi sellaisille tahoille, jotka liittyvät palveluidemme tuottamiseen. Koska Visma-konserniin kuuluu monia yhtiöitä ja meille on tärkeää, että tarjoamme sinulle parhaan mahdollisen kokemuksen, Amili saattaa jakaa henkilötietojasi Visma-konsernin yhtiöille.

Amili voi myös jakaa henkilötietojasi ulkopuolisten kolmansien osapuolten kanssa seuraavissa tapauksissa:

Kumppanit

Tietyissä tilanteissa henkilötietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille, jotta voimme tarjota asiakkaalle parasta mahdollista palvelua. Tällaisia kumppaneita on muun muassa toimeksiantaja-asiakas, jonka saatavaa perimme.

Amili voi jakaa henkilötietojasi myös muiden kumppaneidemme kanssa, mikäli tämä on laillista liiketoimintaan liittyvistä lähtökohdista ja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaista. Tällaisia kumppaneita ovat esimerkiksi tietojärjestelmätoimittajat, luottotietoyhtiöt, Traficom (yhteystietojen tarkistamista varten), digi- ja väestötietovirasto (tietojen tarkistamista varten) ja pankit.

Viranomaiset

Henkilötietoja voidaan joutua luovuttamaan toimintaamme valvoville viranomaisille. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa mm. tuomioistuimelle, ulosottoviranomaiselle sekä tuomioistuinten määräämälle selvittäjälle.

Myös Poliisi ja muut viranomaiset voivat pyytää Amililta pääsyä henkilötietoihin. Näissä tapauksissa luovuttamme tietoja vain, mikäli tietojen luovuttamista koskien on olemassa lainmukainen viranomaispäätös tai -määräys.

Muut tahot

Muita tahoja voivat olla mm. perintäasiamiehet, vakuutusyhtiöt ja ulkopuoliset palveluntarjoajat (esim. tilintarkastaja, kirjanpitäjä, tulostus- ja postitusyhtiöt, asianajotoimistot, neuvonantajat ja IT-palvelutoimittajat).

Käsittelijöiden käyttäminen

Suojatakseen yksityisyyttäsi Amili solmii tietojenkäsittelysopimuksen käsittelijöidensä kanssa käyttäessään henkilötietojen käsittelyssä ulkopuolisia käsittelijöitä. Mikäli käsittelijä sijaitsee EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella, Amili varmistaa, että sillä on riittävät oikeudelliset perusteet kansainväliselle siirrolle hyödyntäen kohteen henkilötietojen suojan riittävyydestä tehtyä päätöstä (nk. vastaavuuspäätös) tai vaihtoehtoisesti EU:n komission mallilausekkeita.

Sinulla on oikeus pyytää yhteenveto ja lisätietoja käyttämistämme käsittelijöistä.

Miten pitkään henkilötietoja säilytetään?

Amili säilyttää henkilötietojasi vain niin kauan, kuin se on tarpeen täyttääkseen käsittelyn tarkoituksen. Käsittelyajat vaihtelevat käsittelytarkoituksen mukaisesti.

Henkilötietojasi voi koskea erilaiset poistokäytännöt riippuen henkilötietojen tyypistä ja niiden keräämisen tarkoituksesta. Voit olla yhteydessä Amiliin, jos haluat lisätietoja henkilötietojen poistamiseen liittyvästä prosessista.

Miten henkilötietoja suojataan?

Amili toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojesi suojaamiseksi luvattomalta pääsyltä, muuttamiselta, luovuttamiselta ja tuhoamiselta. Pääsy henkilötietoihin on rajattu ainoastaan niille henkilöille, joilla on työtehtäviensä vuoksi oikeus käsitellä kyseisiä tietoja. Kaikkia työntekijöitä sitoo salassapitovelvoite.

Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeutesi?

Tietosuojalainsäädäntö antaa sinulle oikeudet, jotka tehostavat tietojesi hallintaa ja mahdollistavat paremman pääsyn henkilötietoihisi. Voit näiden oikeuksien avulla valvoa tietojesi käsittelyä, tarkastella niitä ja tarvittaessa korjata, poistaa tai rajoittaa käsittelyä.

Oikeus saada tietoa käsittelystä
Sinulle kuuluu oikeus saada tietoa siitä, miten henkilötietojasi käsitellään. Tämä tieto on saatavilla tästä tietosuojaselosteesta. Voit myös aina esittää meille kysymyksiä liittyen henkilötietojesi käsittelyyn.

Oikeus saada pääsy tietoihin
Sinulla on myös oikeus saada pääsy henkilötietoihisi pyytämällä yhteenveto niistä henkilötiedoista, joita käsittelemme sinusta. 

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Sinulla on oikeus pyytää korjaamaan ja oikaisemaan henkilötiedoissasi mahdollisesti olevat virheet ja puutteet.

Oikeus tietojen poistamiseen
Pyytää Amilia poistamaan henkilötiedot. Aina tietoja ei kuitenkaan voida poistaa toimintaamme liittyvän lainsäädännön vuoksi. Perintäyhtiön on mm. säilytettävä perintätoimintaan liittyvät asiakirjat ja tiedot vähintään viiden vuoden ajan siitä, kun perintätoimenpiteet ovat päättyneet (laki perintätoiminnan harjoittajien rekisteröinnistä 411/2018, 12 §).

Oikeus rajoittaa ja vastustaa käsittelyä
Pyytää, että rajoittamme henkilötietojesi käsittelyä tai lopettamme sen. Voit myös vaatia käsittelyn rajoittamista estääksesi tietojen poistumisen poistokäytäntöjemme mukaisesti. Huomioithan, voimme kuitenkin jatkaa tietojen käsittelyä, jos voimme osoittaa tämän olevan perusteltua huomioiden etusi ja oikeutesi. Lisäksi käsittelyyn säilyy oikeus, jos se on tarpeen oikeudellisten vaatimusten esittämiseksi tai puolustamiseksi. Sinulla voi olla edellä mainitun lisäksi myös oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen tai saada tiedot itsellesi.

Voit lähettää tietojen tiedoksi saamista, oikaisemista tai poistamista koskevat pyynnöt sähköpostiosoitteeseen privacy@amili.fi.

Oikeus peruuttaa suostumus
Kun henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. 

Oikeus valittaa tietosuojaviranomaiselle
Mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti, sinulla on mahdollisuus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, yhteystiedot alla. Ensisijaisesti kehotamme sinua kuitenkin ottamaan yhteyttä suoraan meihin, jotta voimme käsitellä asiasi.

    Tietosuojavaltuutetun toimisto
    Vaihde: 029 56 66700
    Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
    Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
    Sähköposti: tietosuoja@om.fi
    Lisää yhteystietoja: www.tietosuoja.fi

Miten voit olla yhteydessä Amiliin?

Mikäli sinulla on kysyttävää henkilötietojen käsittelystä, voit olla yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen amili@amili.fi tai soittaa asiakaspalveluumme.

Päivitykset

Kehotamme sinua tarkistamaan tietosuojaselosteen säännöllisesti. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 11.12.2023.