”Saatavienhallintaa tai perintää ei kannata tehdä manuaalisena työnä. Se on juuri sellainen asia, joka on hyvä ulkoistaa.” Näin sanoo liiketoimintajohtaja Virva Saarinen tilitoimisto Aallon Group Oyj:ltä. He päättivät reilu vuosi sitten pilotoida asiakkailleen Amilin Reskontravahtia. Lyhyessä ajassa palvelu saavutti kaikki sille asetetut tavoitteet.
Aallon Group Oyj: Kassa kiittää ja luottotappioriski pienenee, kun saatavienhallintaa hoidetaan systemaattisesti
Virva Saarinen vastaa Aallon Groupin Netvisor-liiketoiminnasta Etelä-Suomessa. Netvisor on yksi Suomen suosituimmista taloushallinnon ohjelmista, joka on liitettävissä helposti erilaisiin taloushallinnon järjestelmiin. Reskontravahti puolestaan automatisoi myyntireskontran maksuvalvonnan. Se voidaan ottaa ketterästi käyttöön monien eri sähköisten taloushallinnan järjestelmien, muun muassa Netvisorin, osana.
Aallon Groupilla Reskontravahtia pilotoitiin ensimmäisenä juuri Netvisoria käyttävien asiakkaiden kanssa, eikä kokeilu olisi voinut mennä paremmin. Tänä vuonna palvelu on lanseerattu laajemmin tilitoimiston asiantuntijoille ja muille Netvisor-asiakkaille.
”Reskontravahti on tervetullut työkalu sekä meidän ammattilaisillemme että asiakkaillemme. Maksumuistuttaminen ja perintä eivät koskaan ole kivaa hommaa. On paljon tehokkaampaa, kun sen voi ulkoistaa toimijalle, jolla on prosessi ja systematiikka valmiina”, sanoo Saarinen.
Käyttöönotto tapahtuu napin painalluksella: ”Helpompaa ei voisi olla”
Reskontravahti on osa Visman taloushallinnon ekosysteemiä, ja sen käyttöönotto on tehty äärimmäisen helpoksi. Yhteensopivuus on saumatonta niin Netvisorin kuin monien muiden taloushallinnon ohjelmien kanssa – integraatio onnistuu yhdellä napinpainalluksella.
”Koko prosessi on tehty mahdollisimman helpoksi, niin helpoksi kuin sen vaan voi tehdä. Ja jos ongelmia ilmenee, Visma Amilin asiantuntijoilta saa aina apua”, kehuu Saarinen.
Tilitoimiston asiakkaille käyttöönotto on vielä ketterämpää, sillä heidän apunaan ovat tilitoimiston asiantuntijat, jotka huolehtivat ohjelmistojen yhteensopivuudesta. Asiakas saa siis saatavien hallinnan ja perinnän avaimet käteen -palveluna.
Tavoitteet toteutuivat yli odotusten: rästissä olevat myyntisaamiset ovat vähentyneet yli 50%
Reskontravahti tarjoaa konkreettisia hyötyjä. Jo nyt Aallon Groupilla on huomattu, että Reskontravahtia käyttäneillä pilottiasiakkailla rästissä olevat myyntisaamiset ovat vähentyneet yli 50 %. Laskujen kiertoaika on lyhentynyt, ja samalla luottotappiot ovat pudonneet, sillä riski luottotappioiden kirjaamisesta kasvaa aina, kun aikaa kuluu. Reskontravahdin myötä ostolaskut on lisäksi saatu maksettua ajallaan, joka on vähentänyt viivästyskuluja tuhansilla euroilla.
“Palvelua käyttäneiden asiakkaiden myyntisaatavien kierron nopeutuminen yllätti meidät positiivisesti. Kassaan vapautuneen käyttöpääoman määrä ylitti niin asiakkaiden kuin kirjanpitäjienkin odotukset“, kertoo Saarinen.
Käytännössä hyöty syntyy Reskontravahdin mukanaan tuomasta säännöllisyydestä ja systemaattisuudesta. Tieto liikkuu rajapinnan kautta sujuvasti, ja siten Reskontravahdilla on aina ajantasainen tieto, eikä kenenkään tarvitse itse tehdä kirjauksia mihinkään. Halutessa palvelun toimintaa on kuitenkin helppo muokata.
”Palvelu on siitä näppärä, että se ei ole pelkkää robottimaista toimintaa. Jos et halua jollekin maksumuistutusta, sinne voi tehdä poikkeuksia. Useimmiten asiakkaat hallinnoivatkin Reskontravahtia itse, sillä heillä on aina paras tieto loppuasiakkaan toimista”, Saarinen kertoo.
Automatisoitu saatavienhallinta on mielekästä ja vastuullista
Tilitoimistoille palvelu on merkittävä ennen kaikkea siksi, että se vapauttaa tilitoimiston asiantuntijat rooliin, jossa he voivat palvella asiakkaitaan aiempaa paremmin.
”Usein me teemme manuaalisen työn ja suoritamme perintäsoitot, kun asiakkaillamme ei riitä siihen aikaa. Kun reskontravahti on käytössä, myös meidän asiantuntijoidemme työ on mielekkäämpää, ja aikaa vapautuu olennaisempaan. Saatavienhallinta ei ole kirjanpitäjillekään mikään mieluisin työtehtävä”, muistuttaa Saarinen.
Lisäksi saatavienhallinnan hoitaminen systemaattisesti on olennainen osa vastuullista liiketoimintaa. On yhteiskunnallisesti tärkeää, että rahan kierto on mahdollisimman sujuvaa. Vaikka maksu- ja perintämuistutukset herättävätkin monissa ikäviä tunteita, loppuasiakaskin osaa yleensä arvostaa sitä, että saa tiedon erääntyneistä maksuista ja mahdollisesta perinnästä ajoissa ja asiallisesti.
Kumppanuus on arvokas myös Visma Amilille
Visma Amilille Aallon Groupin kokemukset Reskontravahdin kanssa ovat mieluista kuultavaa. Palvelun tavoitteena on nimenomaan ollut yritysten kassanhallinnan parantaminen ja valmiin systematiikan tuominen rahan kiertoon.
”Uskomme, että mitä aikaisemmassa vaiheessa loppuasiakas on tietoinen maksun viivästymisestä, sitä paremmat mahdollisuudet myyjällä on ratkoa tilanne nopeasti ja ilman skismaa. Muistutusten tulee lähteä ripeästi, ja loppuasiakkaalle pitää tarjota erilaisia tapoja maksaa helposti. Velallisen vaivaton asiakaskokemus on tärkeä”, muistuttaa Amilin Sales Lead Juho-Pekka Fagerström.
Juuri nyt konkurssien määrä on Suomessa kasvussa, ja monilla on rahat tiukassa. Siksi saatavienhallinta on entistä tärkeämmässä roolissa, ja varojen kotiuttamisprosessin on oltava kunnossa. Tässä tilanteessa tilitoimistoilla ja tilitoimistojen asiakkailla on tilaisuus huolehtia hyvästä asiakaskokemuksesta.
”Autetaan yhdessä niitä, joilla laskut ovat jääneet maksamatta”, kehottavat sekä Saarinen että Fagerström.
Kiinnostuitko?
Kiinnostuitko kokeilemaan automatisoitua maksuvalvontaa? Ota meihin yhteyttä, niin katsotaan, mikä palvelumalli sopii yrityksellenne parhaiten.