Teknisen tukkukaupan moniosaaja KPT Group toimittaa lukuisia tuotteitaan ja palveluitaan ympäri Suomea. Pari vuotta sitten, yrityksen laskumäärän kasvettua merkittävästi, alkoi manuaalinen saatavienhallinnan malli, jossa erääntyneet laskut lähetetään itse perintään, tuntua vanhanaikaiselta. Saatavienhallintaan oli löydettävä uusi toimintamalli ja avuksi valittiin Reskontravahti.
Reskontravahti madalsi kustannuksia ja kehitti kassavirtaa KPT:lla
Perinteisestä moderniin saatavienhallinnan malliin
Monien muiden yritysten tapaan KPT Group käytti aiemmin saatavienhallinnassaan mallia, jossa laskut lähetettiin itse ja reskontraa vahdittiin, kunnes erääntyneet laskut saatettiin manuaalisesti perintään. Muutaman perintäkumppanin vaihdoksen jälkeen oltiin päädytty käyttämään Visman Duetto-perintää suoraan KPT Groupin käyttämän Visma Novan yhteydessä.
– Duettoa käytettäessä malli oli perinteinen; erääntyneistä laskuista lähetettiin kopiot perintätoimistolle ja sen jälkeen käytiin vielä kirjeenvaihtoa siitä, miten perinnän kanssa edetään. Aikaa ja resursseja kului, kuten perinteisessä perintämallissa yleensä, kertoo KPT Groupin taloushallinnosta vastaava Ursula Pylkkönen.
Aiemmin myös laskujen lähetykseen liittyvät ongelmat jouduttiin selvittämään itse pankin kanssa. Esimerkiksi verkkolaskutusosoitteissa ilmenneet ongelmat vaativat tällaista selvitystyötä.
– Olimme parinkin eri pankin kanssa yhteistyössä laskujen lähetyksen suhteen, mutta ongelmia ja selvitystyötä oli pilvin pimein, kertoo Pylkkönen aiemmista kokemuksistaan.
Kasvanut laskumäärä vaati automaation lisäämistä
Pari vuotta sitten KPT Groupin laskutusvolyymi oli kasvanut merkittävästi, jolloin Visman taholta tullut ehdotus Reskontravahdin, eli automatisoidun saatavienhallinnan käyttöönotosta, otettiin vastaan mielenkiinnolla.
Yritys lähettää vuosittain kymmeniä tuhansia laskuja asiakkailleen. Tällaisen laskutusvolyymin yrityksessä uuden laskutusprosessin käyttöönoton voisi kuvitella olevan suuren työn takana, vai kuinka?
– Reskontravahdin käyttöönotto oli todella yksinkertainen prosessi, käytännössä vain muutaman palaverin ja yhden 15 minuutin puhelinkeskustelun avulla saatiin Visma Novaan tarvitsemamme näkymät ja painikkeet. Esimerkiksi saatavienhallinnan raportit saadaan nyt suoraan ohjelmasta. Aika hyvin ollaan tällä pärjätty, Pylkkönen summaa.
Asiakaskohtainen räätälöinti mahdollista Reskontravahdissa
Palvelun räätälöintimahdollisuuksien taso oli myös positiivinen yllätys. Koska tietyt avainasiakkaat haluttiin pitää perintätoimenpiteiden ulkopuolella, kyseisille asiakkuuksille saatiin asetettua räätälöidyt prosessit. Kontrolli pysyi siis KPT Groupilla itsellään, vaikka reskontraa hoitaakin saatavienhallinnan automaatio.
– Vain muutamat asiakkaat jätettiin perintätoimien ulkopuolelle, eli aika rohkeasti asetettiin saatavienhallinnan ja perinnän vakiokäytännöt asiakkaille – tällaisessa laskutusmassassa kun on vaikea pysyä perillä yksittäisten laskujen tilanteesta. Noin kahden vuoden käytön jälkeen toistaiseksi ei ole tiedossa, että tämä olisi ainakaan negatiivisesti vaikuttanut asiakassuhteisiimme.
Reskontravahti nähdään KPT Groupissa jopa kilpailuetuna palvelun hinnoittelun ja asiakkaiden kasvaneen maksuhalukkuuden myötä.
– Aiemmin maksoimme pankille jokaisesta lähtevästä laskusta, mutta nyt saamme koko paketin huomattavasti edullisemmin. Hinnoittelu on eduksemme varsinkin niissä tilanteissa, joissa asiakas haluaa koontilaskun sijasta laskunsa ostoittain. Luulen, että asiakkaat myös maksavat laskunsa tarkemmin ajallaan palvelun käyttöönoton myötä, mikä on tietysti positiivinen asia kassavirran kannalta, kertoo Pylkkönen.
Yhteydenpito Reskontravahdin käyttöön liittyvissä asioissa on Visman kanssa ollut tehokasta.
– Pidän erityisesti siitä, että meille on nimetty oma palveluhenkilö, jonka toimesta on kysymyksiin saanut vastauksen nopeasti. Kaikenkaikkiaan Reskontravahti tekee saatavienhallinnasta huomattavasti helppohoitoisempaa ja suosittelen tätä hienoa systeemiä muillekin Visma Novan käyttäjille. Paluuta entiseen ei ole!
Kiinnostuitko?
Kiinnostuitko kokeilemaan automatisoitua maksuvalvontaa? Ota meihin yhteyttä, niin katsotaan, mikä palvelumalli sopii yrityksellenne parhaiten.