Pilke Päiväkodit halusi kehittää nykyistä saatavienhallinnan prosessiaan ja valitsi kumppanikseen Amilin. Lopputuloksena yritys sai parempaa rahankiertoa inhimillisestä asiakaspalvelusta tinkimättä.
Pilke Päiväkodit: Automatisoitu maksuvalvonta ja joustava laskurahoitus kasvun tukena
Pilke Päiväkodit on Suomen suurin yksityinen varhaiskasvatuspalveluita tarjoava yritys. Pilke omistaa 181 päiväkotia ympäri Suomen sekä järjestää iltapäiväkerhotoimintaa ja tarjoaa erilaisia kotipalveluita.
Alun perin pääkaupunkiseudulta lähtöisin oleva Pilke Päiväkodit on kasvanut viime vuosina erittäin nopeasti: 100 miljoonan euron liikevaihto meni rikki vuonna 2021, ja saman vuoden lopussa päiväkodeissa meni rikki 10 000 lapsen rajapyykki.
Kasvun myötä myös tarpeet ovat muuttuneet. Yhteistyö Amilin kanssa käynnistyi vuonna 2015. Yhteistyön alussa käytössä oli perintäpalvelu, josta myöhemmin tarpeen kasvaessa siirryttiin käyttämään kokonaisvaltaisempaa saatavienhallintaa, Reskontravahtia. Kassanhallinnassa apuna on laskurahoitus.
”Hoidimme muistutusten lähettämisen pitkään manuaalisesti. Kun laajennuimme ja kasvoimme pois vanhasta kokoluokasta, siitä alkoi tulla yhä työläämpää. Muistutusten lähettämiselle ei edes meinannut löytyä aikaa, jolloin ne lähtivät usein jälkijunassa. Totesimme Amilin kehitysehdotusten myötä, että maksuvalvonnan ulkoistaminen ja maksumuistutusten automaatio olisi tässä kasvun vaiheessa paikallaan”, sanoo Pilke Päiväkotien talousjohtaja Sami Karppi.
Aktiivisen otteen avulla yritys huomaa ajoissa muutokset asiakkaiden maksukyvyssä. Se auttaa välttämään avoimien laskujen lumipalloefektin.
”Oikea-aikaisilla ja tilanteeseen sopivilla toimenpiteillä voi olla ratkaiseva rooli tilanteen hoitamisessa ja maksukyvyn ylläpitämisessä. Mitä varhaisemmassa vaiheessa päästään kiinni tilanteeseen, sitä todennäköisemmin voi ehkäistä tilanteen eskaloituminen hankalammaksi. Tilapäisten maksuvaikeuksien asianmukainen hoito vahvistaa myös asiakassuhdetta”, Amilin Sales Lead Juho-Pekka Fagerström sanoo.
Parempaa rahankiertoa inhimillisestä asiakaspalvelusta tinkimättä
Automaattiseen maksuvalvontaan siirtyminen helpotti Karpin mukaan arkea huomattavasti. Palvelut polkaistiin nopeasti käyntiin, ja ohjelmistot tuntuivat joustavilta alusta alkaen. Nyt muistutukset lähtevät ajallaan, ja henkilöstön työtaakka on keventynyt. Se näkyy myös maksukäyttäytymisessä.
”Jos aiemmin 90 prosenttia asiakkaista maksoi laskut ennen huomauttamista, luku on nyt 94 prosenttia. Yhä suurempi osuus laskuista maksetaan siis ennen maksumuistutuksen lähettämistä." Karppi iloitsee.
"Lisäksi laskujen maksaminen on nopeutunut: kesäkuussa ne maksettiin keskimäärin neljä päivää eräpäivän jälkeen, mutta tammikuussa viivettä oli enää yksi päivä”, lisää Amilin Key Account Manager Anna-Karoliina Mäkelä.
Se, että laskussa lukee Amili tuo Karpin mukaan toimintaan selvästi ryhtiä. Asiakkaat ovat ymmärtäneet, että maksu tulee hoitaa ajallaan. Kun maksumuistutukset lähtevät ajallaan, asiakas ei päädy perintään yllättäen, jolloin myös asiakaskokemus paranee. Karppi kiitteleekin, että Amilin kanssa on löydetty sopivan joustavat toimintatavat.
”Varhaiskasvatus on kuitenkin perusoikeus. Olemme onneksi löytäneet Amilin kanssa sopivan pehmeät ja joustavat toimintatavat ja tasapainon siihen, että maksuajat paranevat ja toimitaan kuitenkin inhimillisesti”, Karppi sanoo.
Laskurahoituksen avulla rahaa aina tarvittaessa
Varhaiskasvatuksessa järjestämisvastuu jää kunnille, jolloin perheet maksavat vain osan ja kunnat suurimman osan kuluista. Vaikka kunnat ovat hyviä maksajia, ne maksavat laskunsa kuitenkin eri päivinä kuin Pilke Päiväkodit maksaa palkat työntekijöilleen, jolloin yritykselle tulee aina viivettä ennen suurinta kulupottia.
”Kun palkkasummat alkoivat kasvaa, suoritusten ja maksujen ajallinen kohtaaminen muodostui yhä merkittävämmäksi haasteeksi. Saimme siihen onneksi apua Amilin laskurahoituksesta. Sen turvin voimme ottaa kassaa sisään aina tarpeen mukaan, eikä kaikkia laskusaatavia tarvitse saada kerralla. Meille on ollut tästä suuri apu kasvun hallintaan ja kasvun rahoittamiseen.”
Koko palvelu on toiminut Karpin mielestä hyvin jouhevasti ja laskurahoitusta on nyt konsernissa laajennettu eri tytäryhtiöihin ja kuntiin.
”Olemme äärimmäisen tyytyväisiä ja haluamme ehdottomasti jatkaa Amilin palveluiden käyttöä. Meillä on omat yhteyshenkilöt, joiden kanssa olemme hakeneet meille sopivimmat ratkaisut, ja joihin voi ottaa yhteyttä aina matalalla kynnyksellä”, Karppi kiteyttää.
Kiinnostuitko?
Kiinnostuitko kokeilemaan automatisoitua maksuvalvontaa? Ota meihin yhteyttä, niin katsotaan, mikä palvelumalli sopii yrityksellenne parhaiten.