Tapparan taloushallinnossa on Amilin laskutus- ja maksuvalvontapalvelu ollut käytössä jo yli neljä vuotta. Pohja yhteistyölle syntyi selkeän, rahankiertoon liittyvän haasteen kautta. Lue taloushallinnon Anssi Ronkaisen ja uuden toimitusjohtajan Mika Aron kommentit siitä, miten laskutusprosessin automatisointi on auttanut Tapparaa.
Tappara – laskutuksen automaatio tarpeellinen kausiluontoisessa toiminnassa
– Jääkiekkoseura Tapparan ja Amilin yhteistyö alkoi jo vuonna 2015. Lähtökohtana yhteistyölle oli Tapparan tarve vapauttaa resursseja manuaalisesta laskutukseen liittyvästä työstä erityisesti hektisinä sesonkiaikoina.
– Varsinkin laskujen lähetys, saatavien seuranta, muistuttaminen ja perintä vievät todella paljon aikaa, kertoo taloushallinnon Anssi Ronkainen syistä laskutusprosessin tehostamiselle.
Ratkaisuna koko laskutusprosessin automatisointi
Me Amililla tarjosimme Tapparalle ratkaisuksi koko laskutusprosessin ulkoistamista ja automatisointia.
Siirtämällä Amilin hoidettavaksi koko laskun elinkaaren; lähetyksestä maksuvalvontaan ja perintätoimiin asti, vapautti Tappara laskutukseen käyttämänsä resurssit omaan ydinosaamiseensa, urheiluliiketoimintaan.
Laskutuspalvelun käyttöönotto oli Ronkaisen mukaan helppoa, tarvittiin vain muutamat perustiedot ja Amilin tiimi huolehti lopusta.
– Nyt meiltä lähtee laskuaineisto yhdellä klikkauksella laskutuspalveluun, jonka kautta laskut lähtevät sähköisellä laskutuksella, sähköpostilla tai perinteisellä kirjeellä, kertoo Ronkainen nykyisestä laskutusprosessista.
Vaatimustaso urheiluseurojen toimistoissa kasvaa
Tapparan toimitusjohtajana tammikuussa 2020 aloittava Mika Aro kertoo yllättyneensä positiivisesti huomatessaan, että Tappara hoitaa laskutuksen ja perinnän tehokkaimmalla mahdollisella tavalla.
– Amilin ratkaisu, joka Tapparassa on käytössä, on sellainen, millä varmasti pystytään myös tulevaisuudessa jatkamaan, kertoo Aro.
Toiminta seuroilla itse urheilutoiminnassa on ollut hyvin ammattimaista jo pitkään. Aron mukaan korkeampi vaatimustaso ja ammattimaisuus ovat lisäksi siirtyneet ja siirtyvät tulevaisuudessa myös toimistotehtävien puolelle.
Nopeutta rahankiertoon automaatiolla
Kausiluontoisuus korostuu usein urheiluliiketoiminnassa. Tapparalla laskutuksen kiirepiikit kohdistuvat pieniin sykleihin, esimerkiksi syksyyn, jolloin lähetetään laskut kausikorteista.
– Jääkiekkoseuroilla on tuhansia asiakkaita. Laskuja lähetetään todella paljon ja ne lähtevät hyvin pienellä aikajänteellä. Tällöin sisäisillä resursseilla laskutuksen ja perinnän hoitaminen olisi hyvin tehotonta ja aikaavievää. Se johtaisi todennäköisesti myös luottotappioihin, kertoo Aro.
Enää Tapparan laskutus ja maksuvalvonta ei ole vain yhden henkilön vastuulla, vaan se tapahtuu laskuaineiston siirron jälkeen automaattisesti. Tällöin koko laskutusprosessi tehostuu ja resursseja vapautuu.
– Se onkin yksi tärkeimpiä syitä siihen, miksi meillä on ulkoinen laskutuspalvelu käytössä, että laskun kierto nopeutuu, varsinkin kun on osittain kausiluontoisesta liiketoiminnasta kyse, kertoo Ronkainen palvelun hyödyistä.
Asiakastuki nopeasti saatavilla
Laskutuspalvelun aikaansaamien hyötyjen, kuten resurssien vapautumisen ja rahankierron nopeutumisen lisäksi, Ronkainen on tyytyväinen yhteistyöhön Amilin kanssa. Hän kokeekin merkittäväksi asiaksi yhteydenpidon sujuvuuden laskutuskumppanin kanssa.
– Järjestelmän kautta pystyn suoraan laittamaan kommentit laskutuspalveluun ja sieltä vastataan aika pikaisesti, kiittelee Ronkainen Amilin asiakastukea.
Kiinnostuitko?
Kiinnostuitko kokeilemaan automatisoitua maksuvalvontaa? Ota meihin yhteyttä, niin katsotaan, mikä palvelumalli sopii yrityksellenne parhaiten.