Saatavienhallinta ei ole pelkästään yksi ratas yrityksen maksuliikenteen pyörittämisessä. Laskujen elinkaaren tarkkailun tuottaman datan avulla voidaan kehittää yrityksen liiketoimintaa parempaan, tehokkaampaan ja terveempään suuntaan.
Saatavienhallinnan järkevä hoitaminen on monen yrityksen akilleenkantapää. Tyypillinen tapaus on yritys, jossa laskutusta ja maksumuistutuksia hoidetaan käsin. Tausta-ajatuksena saattaa olla, että tällaista toimintaa pidetään joustavana: asiakassuhdetta ei esimerkiksi haluta vaarantaa muistuttamalla erääntyneistä saatavista liian pian. Voi olla, että yrityksen laskutusta hoitavat eivät täysin edes ymmärrä sitä, millä tavalla laskujen kiertonopeus vaikuttaa firman päivittäiseen liiketoimintaan.
Saatavienhallinta on kuitenkin yrityksen kehityksen tärkeä työkalu muutenkin kuin tasaisen kassavirran varmistamiseksi. Jos saatavienhallinnan perusperiaatteena on ”muistutetaan kun ehditään”, ongelmia on ennemmin tai myöhemmin odotettavissa.
Jos omassa yrityksessäsi laskujen maksamisesta muistuttaminen ja perinnän käyttö ovat jääneet lapsipuolen asemaan, ei hätää. Tilannetta on varsin helppo lähteä parantamaan. Avainasemassa on, että saatavienhallintaan on suunniteltu selkeä ja järjestelmällinen prosessi, joka linkittyy tiiviisti yrityksen muuhun toimintaan. Laskutus ei ole pelkkä yksittäinen ratas koneistossa, vaan työkalu koko yrityksen toiminnan kehittämiseksi.
Sen lisäksi, että tehokas saatavienhallinta parantaa saatavien kotiutumista, se on avuksi myös laskujen maksajalle. Hyvin suunniteltu prosessi auttaa asiakasta maksamaan oikein. Jos laskut ja muistutukset tulevat aina erilaisella frekvenssillä satunnaisiin aikoihin, asiakasyrityksen on vaikeampi ennakoida tulevia maksuja ja suunnitella omaa toimintaansa.
Automaatio lyhentää maksuviivettä ja vähentää luottotappioita
Pelkästään ihmisten varassa olevat prosessit ovat alttiita erilaisille häiriöille. Saatavienhallinta on alue, jossa automaation avulla voidaan saada aikaan selvä parannus. Esimerkiksi erään asiakasyrityksemme keskimääräinen maksuviive lyheni kolmen vuoden aikana 39 päivästä vain 6 päivään, kun se ulkoisti saatavienhallintansa ja prosessissa alettiin hyödyntää automaatiota. Bisneksen pyörittämiselle on merkittävä vaikutus, kun rahat alkavat tulla tilille yli kuukautta nopeammin.
Myös luottotappiot vähenivät moninkertaisesti: kun aluksi yli 60 päivää vanhoja myyntisaamisia oli 9 % kaikista laskuista, kolmen vuoden päästä riskiryhmään kuului enää 2,6 %.
Maksuviiveet ovat yksi keskeisimmistä seurattavista asioista saatavienhallinnassa. Prosessin häiriöt ja puutteet näkyvät siinä helposti, ja hyviä kehityskohteita voi nousta esiin. Onko laskuissa ilmoitettu kaikki tiedot selkeästi, ja ovatko esimerkiksi viitenumerot oikein? Onko asiakkaalle selvää, miten prosessi etenee maksujen viivästyessä? Jos viiveet johtuvat esimerkiksi reklamaatioiden suuresta määrästä, asiakaskokemusta pitää puolestaan alkaa korjata prosessin alkupäässä.
Viivästyneet maksut eivät aina ole huono asia
Olisiko ihannetilanne sitten sellainen, että luottotappioita ei lainkaan tulisi tai huomautuksia ei joutuisi koskaan lähettämään? Ei välttämättä. Saatavien ikäjakauma kertoo paljon luottopolitiikan toimivuudesta. Jos maksuviiveitä ei ole, on hyvä syy miettiä, onko kauppaa tehty vähemmän kuin olisi voitu tai ovatko ehdot olleet liian tiukat. Löyhemmillä ehdoilla voitaisiin saada enemmän myyntiä ottamalla mukaan myös vähän riskialttiimpia asiakkaita. Kohtuullinen luottotappioiden määrä voi olla osoitus harkitusta riskinotosta, jossa tulopuoli muodostuu tappioita suuremmaksi.
Vastaavasti jos ikääntyneitä saatavia ja luottotappioita on paljon, maksuehdoissa on todennäköisesti kiristämisen varaa. Tässäkin tilanteessa kannattaa ottaa sopimusehdot tiukkaan tarkasteluun. Pelkkä perinnän tehostaminen ei auta, jos pullonkaulat ovat muualla. Omia prosesseja täytyy jatkuvasti tarkastella kriittisesti ja punnita eri vaihtoehtojen hyötyjä ja haittoja. Kassavajetta voi paikata myyntisaamisten myynnillä tai panttaamisella, mutta prosessin korjaaminen saattaisi olla faktorointia tehokkaampi ja pidemmän päälle edullisempi toimenpide.
Muutos on usein osoitus piilevästä kriisistä
Saatavien kiertoa tarkastellessa voidaan kiinnittää huomiota mm. siihen, miten suuri osa yrityksen laskuista etenee perintään ja miten tämä vertautuu toimialan keskiarvoon. Esimerkiksi Amili Kassavirta -palvelua käyttävillä yrityksillä B2B-liiketoiminnan laskuista lähes 7 prosenttia etenee huomautusvaiheeseen ja 2,4 prosenttia perintään. Kuluttajaliiketoiminnassa lukemat ovat hieman suuremmat, 10 ja 4,2 prosenttia.
Eri aloilla on kuitenkin suuria vaihteluja. Nyrkkisääntönä voi B2B-liiketoiminnassa pitää, että huomiota on syytä alkaa kiinnittää tilanteeseen, jossa yli 10 prosenttia etenee huomautukseen. Jos perintään menee yli 3,5 prosenttia laskuista, toiminnassa on aivan varmasti kehitettävää.
Yksittäisiä lukuja tärkeämpää on kuitenkin tarkkailla muutoksia asiakkaiden maksukäyttäytymisessä. Muutos on merkki siitä, että jotain on tapahtumassa. Yrityksen tulevaisuuden menestyksen kannalta voi olla oleellista, miten tähän reagoidaan.
Pitääkö perintä keskeyttää vaikeina aikoina?
Valtakunnalliset kriisit ja heilahtelut taloustilanteessa usein muuttavat yritysten saatavienhallinnan käytäntöjä. Esimerkiksi koronan aikana huomasimme, että asiakkaat keskeyttivät perintäprosessejaan.
Tällaisessa tilanteessa kannattaa pitää pää kylmänä ja miettiä kokonaistilannetta. Keskeyttävätkö myös muut samaa asiakasta laskuttavat yritykset perinnän? Jos asiakkaan rahat loppuvat, kenen saatavat maksetaan ensin? Haitataanko ehkä hyvää tarkoittavalla perinnän keskeyttämisellä jopa asiakkaan toipumista?
Perintää ei pidä turhaan arastella, vaan se voi olla myös osa hyvää asiakaskokemusta. Maksujen kanssa kamppaileva asiakas tietää paremmin todellisen tilanteensa, kun erääntyneet saatavat ovat oikeasti tiedossa. Yksi perinnän tärkeistä tehtävistä on auttaa asiakas takaisin hyväksi maksajaksi.
Vesa Laurila
kaupallinen johtaja
Visma Amili
Visma Amilillta löytyy palveluita saatavien koko elinkaaren hallintaan. Autamme mielellämme löytämään parhaan ratkaisun. Varaa aika etätapaamiseen kanssamme!
