Aika ajoin jokaisen yrityksen kannattaa tarkastella käytössä olevia strategioita ja luoda uusia. Hyvällä luottostrategialla saat rahat kiertämään tehokkaammin ja pienennettyä turhia tappioita. Automaatio ja data tehostavat toimintaa.
Lainojen korot ovat yhä korkealla ja energian hinta heilahtelee, mikä tuo usein mukanaan mahdollisesti kestämättömän suuria sähkölaskuja. Inflaatiokierre koettelee sekä yritysten että kuluttajien taloutta, puhumattakaan horjuvasta uskosta tulevaisuuteen. Yritys voi joutua tekemään rankkojakin ratkaisuja pienentääkseen omia riskejään.
Yhä monimutkaistuvassa maailmassa yllättävät kriisit ja muut ennakoimattomat tapahtumat voivat keikauttaa nopeasti asiakkaiden maksuvalmiutta. Jos tähän ei ole kunnolla varauduttu, muiden vaikeudet heijastuvat myös omaan yritystoimintaasi. Nyt on entistä tärkeämpää tehdä strategia, jonka avulla yritys voi suojautua vältettävissä olevilta riskeiltä - luottotappio on vältettävissä hyvällä suunnittelulla.
Kenen vastuulla luottopolitiikka on?
Luottostrategian pohjana ovat perustellut ennusteet asiakkaiden maksukäyttäytymisestä. Asiakastiedon selvityksen mukaan suomalaiset yritykset saivat 167 600 uutta maksuhäiriömerkintää vuonna 2023, kun vastaava luku vuotta aiemmin oli 143 100. Maksuhäiriömerkintojä saaneiden yritysten määrä puolestaan on kokonaisuudessaan pienentynyt suhteellisen tasaisesti viimeisten kymmenen vuoden ajan. Vuonna 2014 yrityksiä oli 56 500, mutta vuonna 2023 enää 43 300.
Asiakkaiden maksukäyttäytyminen on se peruskivi, jonka päälle rakennetaan luottopolitiikka eli periaatteet, joilla strategiaa toteutetaan. Kenelle myönnetään luottoa, kenelle ei? Kuinka pitkä maksuaika annetaan, ja mitkä ovat muut mahdolliset maksuehdot?
Ehdot eivät ole samat kaikille asiakkaille. Hyvä ja tuttu asiakas saa pidemmän maksuajan, kun uudemman kanssa on viisasta lähteä varovaisemmin liikkeelle. Kannattaa kuitenkin pitää mielessä, että hyvänkin asiakkaan tilanne voi muuttua äkillisesti. Siksi luottostrategiaa täytyy tarkastella säännöllisesti ja muutoksia pitää olla valmis tekemään nopeastikin.
Vaikka yrityksen intranetistä ei löytyisi dokumenttia otsikolla ”Meidän firman luottopolitiikka”, sellainen on kuitenkin käytännössä aina olemassa. Jos luottopolitiikkaa ei ole kirjattu minnekään, yrityksellä on erilaisia käytäntöjä ja ajatuksia siitä, miten luottoa myönnetään ja miten luottotappiot vältetään.
Luottopolitiikan tärkeä tarkoitus on tukea myyntiä kertomalla, millaisia ehtoja sovelletaan kunkin asiakkaan kohdalla. Tällöin ehdot eivät jää yksittäisen myyjän harkinnan varaan ja toiminta näyttäytyy myös asiakkaan suuntaan selkeämpänä.
Luottopolitiikan kehittäminen on yhteispeliä. Toimitusjohtajalla on lopulta viimeinen vastuu yrityksen tekemisistä, mutta käytännössä luottoasiat lankeavat talousjohtajan tontille.
Tämä ei tarkoita, että johtaja joutuisi miettimään askelmerkkejä yksin, vaan oma roolinsa prosessin kehittämisessä on myös esimerkiksi muulla talousosaston henkilöstöllä, riskienhallintapäälliköllä ja myyntireskontran hoitajalla. On myös tärkeää osallistaa myyjät ja asiakkaiden yhteyshenkilöt prosessiin.
Näin saadaan määriteltyä toimivat ja toteuttamiskelpoiset luotonhallinnan vaiheet, jotka voidaan ulottaa selkeästi myös operatiiviselle tasolle.
Voiko luottotappiosta olla hyötyä?
Ei välttämättä ole hyvä asia, jos maksuviiveitä ei ole lainkaan. Saatavien ikäjakauma kertoo paljon luottopolitiikan toimivuudesta. Ehkä kauppoja on jäänyt syntymättä liian tiukkojen ehtojen takia? Tai ehkä on pelattu varman päälle, eikä ole haluttu ottaa riskiä, jolloin uusia asiakkaita on jäänyt saamatta. Löyhemmillä ehdoilla olisi voitu saada enemmän myyntiä ottamalla mukaan myös riskialttiimpia asiakkaita.
Kohtalainen luottotappioiden määrä on OK. Se on parhaimmillaan osoitus harkitusta riskinotosta, jossa tulopuoli muodostuu tappioita suuremmaksi.
Asiakkaat ovat erilaisia. Kaikilla asiakkailla ei myöskään voi olla samanlaiset maksuehdot. Tee heti alussa analyysi siitä, mitkä ovat kunkin asiakkaan kohdalla luottopäätöksen riskit ja hyödyt.
Myös saatavienhallinnan prosessit kannattaa määritellä asiakkaan mukaan. Vakituiset tai muuten luotetut asiakkaat saavat enemmän joustoa, ja myös perintäprosessi maksumuistutuksineen voi olla pehmeämpi.
Joidenkin asiakkaiden kohdalla kannattaa reagoida tiukasti ja nopeasti maksuviiveisiin. Jämäkkä ja johdonmukainen ote toimii ja luo luottamusta.
Määrittelyn jälkeen saatavienhallinnan prosessit on hyödyllistä automatisoida. Tällöin on mahdollista reagoida asiakastilanteiden muutoksiin nopeammin. Lisäksi vältetään inhimilliset virheet, joissa asiakas esimerkiksi joutuu vääränlaisten perintätoimien kohteeksi tai perintää ei tehdä ajallaan.
Tuo data mukaan
Tulevaisuuden ennakoimiseksi tarvitaan dataa, jonka pohjalta voidaan tehdä perusteltuja arvioita siitä, mihin suuntaan asiat kehittyvät. Tältä pohjalta syntyy tehokas ja joustava luottostrategia.
Kun yrityksellä on vahvistettua tietoa maksuhistoriasta, se voi ennakoida riskejä paremmin. Tulee aina halvemmaksi varautua etukäteen kuin odottaa, että vahinko tapahtuu. Ei ole eduksi kenellekään selvittää riitaisia saatavia raastuvassa, kun mahdollinen ongelma olisi voitu nähdä jo aiemmin.
Ennakointia on myös se, että pohjaa luottopäätöksille ei haeta pelkästään maksuhäiriömerkinnöistä ja luottotietorekisteristä – toimintaympäristön muuttuessa myös aiemmin asiansa hyvin hoitanut yritys voi nopeasti joutua vaikeuksiin. Perintäyhtiöiden maksuviivetiedot mahdollistavat maksukyvyn heikkenemisen ennakoinnin jopa yli kuukautta ennen julkista maksuhäiriömerkintää.
Mikäli ainoa näkymä asiakkaan maksukäyttäytymiseen saadaan yrityksen omasta laskuhistoriasta, kuva jää suppeaksi. Uusista asiakkaista ei tietenkään edes vielä ole historiatietoja saatavilla. Laajempaa asiakastietoa ja perintädataa käyttämällä voidaan arvioida maksukäyttäytymistä huomattavasti tarkemmin ja ennustaa mahdollisia maksuvaikeuksia.
Teknologia auttaa luottostrategian toteuttamisessa. Digitalisointi ja automaatio tehostavat toimintaa ja auttavat keskittymään oleelliseen. Myös asiakkaiden palvelu paranee, kun rutiinitehtävät suorittaa ihmisen sijasta kone.
Usein yritykset hankkivat ohjelmistoja eri vaiheissa. Kaikista vähänkään suuremmista yrityksistä löytyy todennäköisesti jonkinlainen toiminnanohjausjärjestelmä ja sähköinen laskutusohjelmisto. Toiminnan kasvaessa mukaan tulee uusia työkaluja, ja hallinnasta tulee pian hankalaa, jos ei kiinnitetä huomiota ohjelmistojen yhteensopivuuteen.
Näin rakennat toimivan luottostrategian
Visma Amilin saatavienhallinta integroituu hyvin muihin taloushallinnon ohjelmistoihin, jolloin saatavienhallinnasta tulee luonteva osa yrityksen taloushallintoa – kuten sen kuuluukin olla. Näin yrityksesi pystyy toteuttamaan luottostrategiaa tehokkaasti ja saamaan etumatkaa perinteisemmin toimiviin kilpailijoihin.
Jos yritykselläsi ei vielä ole huolella mietittyä luottostrategiaa tai aloit ajatella asiaa vasta luettuasi tämän kirjoituksen, ei hätää. Ota yhteyttä tilitoimistoosi tai muuhun luotettuun kumppaniin, ja käy läpi seuraavat asiat:
Millä perusteella yrityksesi myöntää asiakkaille maksuaikaa?
- Onko kaikille samat ehdot, vai menetelläänkö eri asiakkaiden kanssa eri tavoin?
- Kenen vastuulla ovat saatavienhallinta, maksumuistutusten lähettäminen ja perintätoimet?
- Onko liiketoiminnalla kokonaiskuva ja selkeä näkemys maksujen tilanteesta?
- Millaista teknologiaa saatavienhallinnassa hyödynnetään tällä hetkellä?
- Mitä talouden hallinnan järjestelmiä yritykselläsi on käytössä? Miten saatavienhallinta voidaan liittää niihin?
- Mikä on yrityksesi digitaalinen kypsyysaste? Miten hyvin olette automatisoineet prosesseja? Onko tahtoa lähteä kehittämään tätä puolta eteenpäin?
Me Visma Amililla autamme mielellämme yritystäsi suunnittelemaan tehokkaan saatavienhallinnan prosessin. Tutustu saatavienhallinnan tietopankkiimme ja ota yhteyttä asiantuntijoihimme, niin kerromme lisää siitä, miten data ja automaatio auttavat suunnittelemaan vastuullisen luottostrategian pitkälle tulevaisuuteen.
Visma Amili tarjoaa asiakkailleen vaivattomia luotonhallintapalveluita ja parantaa yritysten maksuvalmiutta. Saumattomasti integroituvat ratkaisut vähentävät manuaalista työtä, jolloin asiakkaat voivat keskittyä ydintoimintaansa. Osana Vismaa, Euroopan johtavaa ohjelmistoalan konsernia, Amililla on poikkeuksellinen kyky kytkeytyä eri taloushallinnon ohjelmistoihin. Mutkaton käyttäjäkokemus yhdistettynä ystävälliseen ja ratkaisukeskeiseen asenteeseen erottaa Amilin muista.
